เทคโนโลยี (Technology)
ความหมายและประเภท
เทคโนโลยีเป็นการเชื่อมระหว่างความชำนาญ ความรู้ ประสบการณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต และการกระจายสินค้าหรือบริการ เทคโนโลยีรวมอยู่ในกิจกรรมทั้งหมดขององค์การหรือสำนักงานและอัตราการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของเทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการเกิดนวัตกรรมของสำนักงาน การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีมี 2 ชนิด คือ
1. Quantum Technological Change เป็นการเคลื่อนย้ายเทคโนโลยีแบบพื้นฐาน ซึ่งมีผลต่อนวัตกรรมของสินค้าและบริการใหม่ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ การพัฒนาของ Internet (มีวิวัฒนาการในอุตสาหกรรมคอมพิวเตอร์) และการพัฒนาของวิศวกรรมพันธุกรรม หรือที่เรียกว่า Biotechnology (ซึ่งมีวิวัฒนาการในเรื่องการรักษาความเจ็บป่วยด้วยตัวยาที่ค้นคว้าเชิงพันธุศาสตร์) แม้แต่การพัฒนาหลักการเบื้องหลังการจัดหาสินค้าจานด่วน(Fast Food) ของ McDonald ก็เป็นลักษณะการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีประเภทนี้เช่นเดียวกัน
2. Incremental Technology Change เป็นการเปลี่ยนแปลงที่กลั่นกรองเทคโนโลยีที่มีอยู่แล้วและนำไปสู่การปรับปรุงทีละเล็กทีละน้อย ตัวอย่างเช่น บริษัท Intel มีการปรับปรุงไมโครโปรเซสเซอร์เป็นลำดับจากเริ่มต้น 4004 8088 8086 268 386 486 และ Pentium6 เป็นต้น
เทคโนโลยีมีหลายประเภท เช่น CAD (เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยสร้างกรองออกแบบทางด้านวิศวกรรม) CAM (ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อตรวจสอบกระบวนการผลิต เชื่อมกับเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ และมีข้อมูลย้อนกลับเพื่อใช้ในการควบคุม) GT (ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยแบ่งชิ้นส่วนและแยกประเภทจากกลุ่ม ใช้ในการจัดเก็บและการผลิต) เป็นต้น แต่ที่สำคัญและจำเป็นที่สุดสำหรับสำนักงานในปัจจุบันและอนาคต คือ คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีข้อมูล หรือสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT)
เทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีข้อมูลหรือสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT) กล่าวถึงกระบวนการปฏิบัติหรือระบบใด ๆ ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการและการเคลื่อนย้ายข้อมูล ปัจจุบันทุกคนมีความคุ้นเคยกับองค์ประกอบสมัยใหม่ของ IT มาช่วยสร้างความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่สำหรับกลยุทธ์ใหม่ การเข้าถึงลูกค้าและลดต้นทุน ส่วนคำว่าระบบข้อมูล (Information system หรือ IS) เป็นผลรวมของเทคโนโลยี มนุษย์ และองค์การ ดังสมการนี้
และการบริหารระบบข้อมูล (Management Information System หรือ MIS) จะช่วยให้เกิดการตัดสินใจเพื่อสนับสนุนผู้บริหารโดยผลิตรายงานที่ได้มาตรฐานและมียอดสรุปรวมตามพื้นฐานทั่วไป
นอกจากนี้ยังมีระบบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอีกมากมายเช่น ESS ES DSS เป็นต้น IT มีความสัมพันธ์ต่อการบริหารอย่างมาก ทั้งนี้อาจกล่าวถึงความสำคัญและความสัมพันธ์ของธุรกิจและเทคโนโลยีได้
ประโยชน์ของเทคโนโลยี
ผู้บริหารสำนักงานควรรู้จัก IT ในมุมมองที่ท้ายนักบริหาร ว่าจะนำมาช่วยบริหาร การเปลี่ยนในสำนักงานได้อย่างไร ซึ่งในความจริง IT มีประโยชน์และสามารถนำมาช่วยสร้างสำนักงานได้หลากหลาย อาทิ
1 ใช้ในการเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุน เช่น Robotics CAD CAM
2 เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพและคุณภาพ เช่น JIT Scheduling Program
3 พัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ เช่น เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารต่าง ๆ
4 เครือข่ายคอมพิวเตอร์กว้างไกลขึ้น เช่น LAN WAN Internet Gropware
5 สร้างความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน
อุปสรรคของเทคโนโลยี
แม้ว่ามีประโยชน์มากก็ตาม แต่ IT ก็มีอุปสรรคและข้อจำกัดอยู่เช่นเดียวกัน ซึ่งอุปสรรคที่ทำให้การปฎิบัติงานของ IT ทำได้ยากลำบากยิ่งขึ้น ประกอบด้วย
1 ปัญหาด้านเทคโนโลยี โดยขาดมาตรฐานความคงที่ เพราะมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทำให้ธุรกิจซึ่งใช้ IT ที่แตกต่าง จะมีมาตรฐานที่แตกต่างกัน และความแตกต่างเหล่านี้จะทำให้เกิดความลำบากในการเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้าด้วยกันในระบบเครือข่าย เช่น แฟ้มในคอมพิวเตอร์ไม่สามารถย้ายจากที่หนึ่งไปยังแห่งหนึ่งได้ เพราะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์คนละบริษัทที่มีมาตรฐานแตกต่างกัน เป็นต้น
2 การต่อต้านจากผู้ใช้ เหตุผลเบื้องต้นคือ เกิดความกลัวเทคโนโลยี (เรียกว่า Technophobia) ไม่ชอบใช้เทคโนโลยี และขาดการสนับสนุนจากพันักงานภายในสำนักงาน การต่อต้านจะลดลงได้ถ้าทำให้เกิดความเป็นมิตรและมีการชี้แจงหรือให้การศึกษา หรือฝึกอบรมการใช้คอมพิวเตอร์
3 การคัดค้านทางการเมือง เพราะอิทธิพลของ IT ที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงในสำนักงาน ( ซึ่งกล่าวในส่วนถัดไป) อาจทำให้เสียประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนั้นคัดค้าน โดยใช้ยุทธวิธีต่าง ๆ เช่น หลีกเลี่ยงการนำทรัพยากรไปใช้ หันเหเป้าหมายโครงการ IT และเพิกเฉยหรือละเลยงานในส่วนนั้นอย่างเจตนา เป็นต้น
ข้อจำกัดของเทคโนโลยี
แม้จะมีวิวัฒนาการทางเทคโนโลยีอยู่ตอลดเวลา แต่อาจพบเงื่อนไขที่ไม่เหมาะสม ซึ่งก่อให้เกิดข้อจำกัดของเทคโนโลยี ดังนี้
1 ขาดความอิสระเพราะการพึ่งพาเทคโนโลยี เช่น ข้อมูลและสาระที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์อาจถูกโจรกรรมหรือเสียหายจากระบบไฟฟ้า หรือภัยธรรมชาติ หรือแม้กระทั่ง “Bug” ใน Software เป็นต้น
2 ขาดมนุษย์สัมพันธ์ในสำนักงาน รวมทั้งลูกค้าและแขกผู้มาเยือน (Visitors) เพราะ IT ทำให้ขาดการติดต่อสื่อสาร แบบพบหน้าหรือเผชิญหน้า (Face-to-Face)
ผลกระทบของเทคโนโลยี
การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีเกิดขึ้นตลอดเวลาเป็นที่รู้จักและพบเห็นเป็นเรื่องปกติทั่วไป ทั้งในชีวิตการทำงานและในชีวิตส่วนตัว ธุรกิจหลายชนิดพัฒนาและนำเสนอเทคโนโลยีใหม่เชิงนวัตกรรม ประสบความสำเร็จและมีการเติบโตสูงมากในปัจจุบันเช่น Microsoft , Inter, Motorola, Matsushita, Wal-Mart,Sony เป็นต้น ขณะที่ธุรกิจบางแห่งได้รับผลกระทบจากเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง เช่น โทรศัพท์แบบดั้งเดิมต้องเผชิญกับคู่แข่งขันที่เสนอเทคโนโลยีเคลื่อนที่ เป็นต้นจึงเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี เป็นทั้งโอกาสและอุปสรรค เปรียบเสมือนเหรียญ 2 ด้าน ขณะที่ด้านหนึ่งช่วยสร้างโอกาสให้สินค้าและบริการใหม่ ๆ แต่อีกด้านหนึ่งก็เป็นอุปสรรคที่สามรถทำร้ายหรือทำลายความต้องการสินค้าหรือบริการแบบเดิม นอกจากนี้เทคโนโลยียังอาจมีผลกระทบต่อพฤติกรรมในองค์การหรือสำนักงานในเชิงลบโดยเกิดความรู้สึกไม่มั่นคงปลอดภัย เพราะเกรงว่าจะมีการนำคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีอื่นใดมาแทนคนจะเห็นได้จากมีการลดขนาดองค์การ (Downsizing) และปลดออก (Layoff) รวมทั้งการรีเอ็นจิเนียริ่งในสำนักงาน
เทคโนโลยียังมีผลกระทบทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในสำนักงาน เช่น โครงสร้าง (ซึ่งต้องเปลี่ยนแปลงเป็นแนวราบหรือ Flatter มากขึ้น เพื่อให้พนักงานใช้ข้อมูลและมีอำนาจแก้ไขปัญหาได้สะดวกยิ่งขึ้น) และวิธีการตอบสนองต่อลูกค้า(จากการเก็บสินค้าในคลังสินค้ามากเกินไป ก็จะมีการใช้ระบบอัตโนมัติคำนวณปริมาณที่เหมาะสมหรือมีการออกแบบสินค้าใหม่ ซึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพื้นที่สำนักงานหรือแม้กระทั้งการจัดระบบใหม่) เป็นต้น
การจัดการกับเทคโนโลยี
ผู้บริหารสำนักงานอาจมีวิธีจัดการหรือบริหารเทคโนโลยีสำนักงานได้หลายรูปแบบ ตามแต่ละสถานการณ์ที่เกิดขึ้น และเพื่อแก้ไขอุปสรรคและข้อจำกัดบางประการ มีข้อเสนอแนะนำในการจัดการกับเทคโนโลยีในสำนักงาน ดังนี้
1 คำนึงถึงเป้าหมายหลักขององค์การและวิเคราะห์ผลในการนำเทคโนโลยีมาใช้
2 ตรวจสอบเทคโนโลยีที่ใช้อยู่
3 สร้างระบบสนับสนุนในการปฎิบัติงสานกับเทคโนโลยี
4 เน้นความเข้าใจที่ถูกต้องกับเทคโนโลยีให้พนักงานได้ทราบ
ระบบข้อมูลหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ เป็นเครื่องมือที่สร้างพลังอำนาจนำหรับการเปลี่ยนแปลงสำนักงานในอนาคตเพราะช่วยให้มีความสามารถในการออกแบบโครงสร้าง ขอบเขต ความสัมพันธ์ของอำนาจสายทางเดินของงาน สินค้า และ บริการใหม่ ๆ ซึ่งได้เปรียบเชิงแข่งขันและทำให้สำนักงานบรรลุตามวัตถุประสงค์ทิศทางเทคโนโลยีที่ช่วยในการปรับตัวเองสำนักงาน มีตั้งแต่ Global Network Dnterprise Network การคำนวณที่หลากหลาย การฟิกสำหรับผู้ใช้และการเชื่อมต่อเข้าไปถึงระดับการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการให้บรรลุผลอย่างรวดเร็ว ดังนั้น ทิศทางของสำนักงานแห่งอนาคตที่มีประสิทธิผลสูงสุด ทั้งนี้ขึ้นกับวัตถุประสงค์และสถานการณ์ของแต่ละสำนักงาน เพราะในขณะที่มีระดับการใช้เทคโนโลยีนำมาเปลี่ยนแปลงมากแม้จะมีผลตอบแทนสูง แต่ก็มีความเสี่ยงสูงเช่นเดียวกัน ผู้บริการสำนักงานจึงควรพิจารณาไตร่ตรองและคำนึงถึงประเด็นสำคัญนี้เพื่อสำนักงานที่ดีในอนาคต
