บทที่ 2 การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ
ใน ศตวรรษที่ 21 คอมพิวเตอร์ และระบบอัตโนมัติ เป็นตัวแทนสะท้อน ความเจริญของเทคโนโลยีที่เห็นได้ชัดในชีวิตประจำวันจนกล่าวได้ว่า "เทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนแปลงทิศทางของข้อมูลซึ่งกำลังดำเนินการอยู่" ซึ่งแน่นอนว่าต้องสะดวก รวดเร็ว และสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ (User) ได้อย่างพึงพอใจ เช่น การประชุมทางไกล (Videoconferencing) ระบบเครือข่าย (World Wide Web หรือ WWW.) หรือ PDA (Personal Digital Assistant) และอื่นๆ


ความรู้พื้นฐานด้านคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มนุษย์สร้างขึ้น โดยมีชุดคำสั่งระบบ (Software) สั่งการในการทำงาน คุณลักษณะพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ในความหมายของงานสำนักงาน จึงประกอบด้วย อุปกรณ์วงจรอิเล็กทรอนิกส์ หรอเปรียบเทียบเหมือนสวิตช์ ปัจจุบันใช้ IC (Integrated Circuits) เรียกว่า Microprocessor สร้างอยู่บน Chips Internal Memory เป็นหน่วยความจำทำหน้าที่รับและเก็บข้อมูล แบ่งเป็นห้องเล็กๆ มากมายเรียกว่า Storage ใช้เก็บข้อมูลต่างๆ เช่น 640K ประมาณ 640,000 Storage
ความ สามารถในการปฏิบัติงาน ทั้งด้านคณิตศาสตร์และตรรกวิทยา (ความคิดเชิงเหตุผล)ส่วนควบคุมอัตโนมัติในเส้นทางข้อมูลตั้งแต่ ส่วนนำเข้า (Input) กระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Output)

ส่วนประกอบคอมพิวเตอร์
แบ่งตามระบบการทำงาน จะมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ส่วน ได้แก่
1. ตัวเครื่อง (Hardware) ได้แก่ อุปกรณ์ต่างๆ ด้านอิเล็กทรอนิกส์ที่รวมประกอบขึ้นมากเป็นประโยชน์ในการทำงาน เช่น
1.1 หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) ได้แก่ Mouse คีบอร์ด จอสัมผัส (Touch Screen) Voice Processing Scanner (เครื่องอ่าน Bar Code และ OCR)
1.2 หน่วยประมาลผลกลาง (Central Processing Unit หรือ CPU) ภายในมีทั้งหน่วยควบคุม หน่วยความจำ และหน่วยคำนวณหรือพินิจพิจารณาทางตรรกวิทยา
1.3 หน่วยแสดงผล (Output Unit) ได้แก่ จอมอนิเตอร์ Printer (ทั้งแบบ Ink Jet และ Laser) และ Modem
2. คำสั่งเครื่อง (Software) เป็นโปรแกรมที่ควบคุมและสั่งการในการปฏิบัติงานของระบบให้แสดงผลหรือจัดการ ข้อมูลตามที่ต้องการ แบ่งได้เป็น
2.1 คำสั่งระบบ (System Software) ใช้ควบคุมและช่วยสนับสนุนกสรทำงาน ได้แก่
- โปรแกรมความคุมระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการ (OS) ระบบจัดการฐานข้อมูล (DMS) และระบบควบคุมการสื่อสารข้อมูล (DCM)
- โปรแกรมสนับสนุนระบบ เช่น บริการอรรถประโยชน์ (Utilities) ตรวจสอบระบบและควบคุมความปลอดภัยของระบบ (Performance & Security Monitor)
- โปรแกรมพัฒนาระบบงาน เช่น โปรแกรมแปลภาษา โปรแกรมพัฒนาระบบและพัฒนาโปรแกรม เป็นต้น
2.2 คำสั่งประยุกต์ (Application Software) จัดทำขึ้นใช้ในงานด้านต่างๆ เช่น คำนวณ ประมวลผล จัดการพิมพ์ ฐานข้อมูล ติดต่อสื่อสารและกราฟฟิก เป็นต้น
3. คน (People ware) เป็นส่วนสำคัญในแง่มุมของผู้ลงมือปฎิบัติ เกี่ยวข้องโดยหลายหน้าที่งาน เช่น ผู้ใช้ (User) ผู้เขียนโปรแกรม (Programmer) ผู้ออกแบบและวิเคราะห์ระบบ (System Design and Analysis) เป็นต้น

ประเภทของคอมพิวเตอร์
1. แบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งาน แบ่งได้ 2 ชนิด คือ
1.1 ใช้งานทั่วไป (General Purpose) ได้แก่ คอมพิวเตอร์ที่สร้างขึ้นใช้งานทั่วไป ไม่พิเศษในการทำงานเฉพาะเจาะจง เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PC) เป็นต้น
1.2 ใช้งานเฉพาะอย่าง (Specific Purpose) ได้แก่ คอมพิวเตอร์ที่สร้างมาใช้งานเฉพาะกรณีแล้วแต่ความต้องการ เช่น คอมพิวเตอร์ในอุตสาหกรรมรถยนต์ การผ่าตัด เป็นต้น
2. แบ่งตามลักษณะข้อมูล แบ่งได้ 3 ชนิด คือ
2.1 Analog ใช้ สำหรับข้อมูลหรือเงื่อนไขที่ต่อเนื่อง เช่น อุณหภูมิ ความกดดันอากาศ กระแสไฟฟ้า เป็นต้น โปรแกรมแบบนี้มักพบในโรงกลั่นน้ำมัน โรงงานเคมี หรือโรงงานแยกก๊าซ
2.2 Digital ใช้จำนวนหรือตัวเลยในการแปลงรหัสสัญญาณแล้วแปลงผลออกมาในรูตัวเลข และตัวอักษร โปรแกรมนี้ใช้ในทางธุรกิจทั่วไป
2.3 Hybrid เป็นการผสมผสนานเทคนิค Analog และ Digital ทำให้ทำงานได้ทั้ง 2 รูปแบบ เช่น คอมพิวเตอร์ระบบสถานการณ์จำลอง (Simulation) เช่น การฝึกบิน การเดินทางในยานอวกาศ เป็นต้น
3. แบ่งตามขนาด แบ่งได้ 3 ชนิด คือ
3.1 ขนาดใหญ่ ได้แก่ Mainframe มี การทำงานสลับซับซ้อนเป็นแหล่งของพลังหลักและการปฏิบัตงานข้อมูลที่มีฐาน ข้อมูลมากหรือปริมาณมากหรือกว้างและซับซ้อน ทำงานได้รวดเร็ว ราคาสูง เหมาะกับการมีเครือข่ายติดต่อสื่อสารมากและซับซ้อน
3.2 ขนาดกลาง มีขนาดย่อมลงมา ราคาไม่สูงมากนัก ในงานทางธุรกิจ เช่น การผลิต การขาย และการบัญชี มีความสามารถในการสนับสนุนจอภาพ (Terminal) ได้ปริมาณมาก ทำงานพร้อมกันในเวลาเดียวกันได้ อยู่แยก (Stand Alone) ในแต่ละส่วน หรือเชื่อมต่อ Mainframe ได้ คอมฯประเภทนี้ได้แก่ Minicomputer Loptop (บ้างเรียกว่า Notebook) พกพาได้ น้ำหนักเบา ราคาเหมาะสม รวมทั้ง Supercomputer มี ความเร็วสูงสุดและมีราคาแพง ถูกออกแบบเพื่อแก้ปัญหาสำคัญ เช่น พยากรณ์อากาศ การออกแบบทดสองปฏิกิริยานิวเคลียร์ หรือจุดประสงค์ทางทหาร (โดยการจัดการหรือปฏิบัติงานระบบป้องกันจรวด) เป็นต้น
3.3 ขนาดเล็ก เป็นคอมฯขนาดเล็ก ราคถูกกว่า 2 ชนิดแรก ใช้อุปกรณ์ต่อพ่วงไม่มากนักและทำงานไม่สลับซับซ้อน คล้ายกับสองชนิดแรก มีขอบเขตเล็กกว่า นิยมสูง ใช้งานเพียงคนเดียว นิยมเรียก PC (Personal Computer) หรือ Desktop Cpmputer HandHeld Computer ขนาดพกพาใช้ในการคำนวณและบันทึกข้อมูล หรือเชื่อมต่อส่งไปยัง Mainframe เรียกว่า PDA (Personal Digital Assistant)

เทคโนโลยีระบบคิมพิวเตอร์ ประกอบด้วยรูปแบบพื้นฐาน ได้แก่
1. VDT (Video Display Terminal) ข้อมูล และโปรแกรมจะถูกป้อนเข้าไป คีย์บอร์ด (Keyboad) เป็นอุปกรณ์ที่สำคัญ
2. Magnetic Tape เป็นม้วนเทปแม่เหล็กขนาดประมาณ 1/4 นิ้ว X 2,400 ฟุต เก็บข้อมูลเป็นจุดแม่เหล็ก ส่งไป Internal Memory ภายในคอมฯ
3. Magnetic Disks พักเก็บทั้งสองด้าน ข้อมูลบันทึกใน Disk รูปแบบจุดแถบแม่เหล็ก
4. Scanning เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ใช้อ่านข้อมูลแล้วส่งผ่านเข้าคอมฯ
4.1 Bar Code Reder ใช้มากในห้างสรรพสินค้าและร้านขายของทั่วไป และยังใช้อ่านแฟ้มในสถานพยาบาลและสำนักงานทนายความด้วย
4.2 OCR (Optical Character/Recognitio) จะผ่านวัตถุดิบแล้วแปลงเป็นคำสั่งสัญญาณผ่านเข้าคอมฯ เช่น รูปภาพ แบบฟอร์ม ตัวอักษรการพิมพ์ เป้นต้น
5. คำพูด (Speech) เสียงมนุษย์ใช้เป็น Input จำกัดศัพท์ วลีสั้นๆ และความต่อเนื่องของคำ เช่น Voice Processing สั่งการในการควบคุมสินค้าคงเหลือ เป็นต้น
6. ภาพและรูป (Graphic & Image) โดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนรอบจอหรือใช้เขียน สัมผัสบริเวณที่กำหนด เช่น เม้าส์ (Mouse) ปากกา (Light Pen) และจอสัมผัส (Touch-Screen)

เทคโนโลยีส่วนกระบวนการ
CPU (Central Processing Unit) เป็นส่วนสมองของคอมฯ มีเทคโนโลยีเกี่ยวข้องในองค์ประกอบของ CPU ดังนี้
1. หน่วยความจำ (Memory Unit) เป็นที่เก็บข้อมูลและโปรแกรมชั่วคราว ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการปฏิบัติในกระบวนการ ถือเป็นการเก็บขั้นแรก (Primary Storage) เก็บอยู่ในเครื่อง แบ่งเป็น
1.1 Read-Only Memory หรือ Rom เป็นการบันทึกถาวร ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง และจะไม่ถูกทำลายถึงแม้จะปิดเครื่องคอมฯก็ตาม
1.2 Random-Access Memory หรือ RAM เป็นความจำชั่วคราว ถ้าปิดเครื่องข้อมูลจะหายไป เพราะเป็นเพียงการทำงานบนที่ว่างในคอมฯ
2. หน่วยคำนวณ (Arithmetic-Logic Unit) ใช้ในการคำนวณคณิตศาสตร์และตรรกวิทยาเรียงลำดับตามการบวก ลบ คูณ และหาร โดยใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น COBOL, PRG, BSIC, Pascal เป็นต้น
3. หน่วยควบคุม (Control Unit) มีการควบคุมและสนับสนุนตามโปรแกรมที่กำหนด

เทคโนโลยีส่วนแสดงผล
อุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ประกอบด้วย
1. VDT เช่น เดียวกับส่วนนำเข้า ข้อมูลที่ป้อนเข้าสามารถแสดงบนจอมอนิเตอร์ ซึ่งอาจถูกเปลี่ยนแปลงทบทวนฉายภาพ และจัดแต่งใหม่โดยไม่ต้องพิมพ์ แต่สามารถเห็นผลลัพธ์ได้ทางจอภาพ
2. เครื่องพิมพ์ Printer เป็นการจัดพิมพ์บนกระดาษ หรือ Hard Copy มี 2 ชนิด คือ
2.1 Impact Printers สร้างงานโดยการพิมพ์ผ่านผ้าหมึกลงบนกระดาษลักษณะเช่นเดียวกับการพิมพ์ดีด
2.2 Non impact Printers เป็นวิธีการเชื่อมของแสงเลเซอร์และเทคนิคการถ่ายเอกสารมีทั้งแบบที่นิยมคือ Laser Printer ซึ่งให้ความเร็วและคุณภาพการพิมพ์สูง ส่วนซ่อมแซมน้อย กับ Inket Printer ซึ่งใช้การฉีดฉายด้านอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้หมึกแห้งโดยเร็วลงบนกระดาษ
3. เสียง (Voice/Audio Response) สร้างเสียงสะท้อนจากข้อมูลที่ได้รับมาสู่ระบบการแสดงผลด้วยเสียงเช่นกัน
4. อุปกรณ์อื่น เช่น โมเด็ม (Modulator-demodulator หรือ MODEM) ใช้เชื่อมต่อคอมฯกับสายโทรศัพท์ เคลื่อนย้านข้อมูลผ่านสาย ติดตั้งภายในหรือนอกเครื่องคอมฯก็ได้ COMCAR graph plotter (ใช้วาดเชิงวิศวกรรมและผลิตงานพิมพ์รายงานด้วยกราฟหรือแผนผังต่างๆ) เป็นต้น

เทศโนโลยีส่วนการเก็บ
หน่วย ความจำใน CPU ถือเป็นการเก็บเบื้องต้นชั่วคราว ซึ่งอยู่ในตัวเครื่อง สำหรับการเก็บขั้นที่สอง หรือส่วนช่วยเก็บ (Auniliary) จะอยู่ภายนอกคอมฯ ประกอบด้วย
1. Magnetic Tape ใช้ในระบบคอมฯขนาดใหญ่เพื่อเก็บข้อมูลเรียงลำดับ เช่น ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน ข้อมูลจำนวนพนักงาน เป็นต้น และสามารถถูกลบทิ้งและนำกลับมาใช้ใหม่ได้
2. Magnetic Disk ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูล โดยใช้พื้นที่สะดวกกว่า ประกอบด้วย
2.1 Floppy Disk เป็นแผ่น Diskette ที่ยืดหยุ่นใช้กับ Minicomputer มีต้นทุ่นต่ำ มีทั้งขนาด 3 1/2 และ 5 1/4 นิ้ว
2.2 Hard Disk ทำจากอะลูมิเนียมที่ทนทาน ข้อมูลถูกเก็บไว้ได้ปริมาณที่มากกว่า และค้นหาข้อมูลก็รวดเร็วกว่า Floppy Disk
3. Optical Disk บางครั้งเรียกว่า Videodisc หรือ Laser Disk เป็น สื่อรุ่นใหม่ในการเก็บ โดยติดต่อกับคอมฯผ่านแสงเลเซอร์ มีหลายขนาดและเก็บข้อมูลได้มาก ทนทานความร้อนและการเปลี่ยนอุณหภูมิตลอดจนค้นหาข้อมูลนำมาให้ได้ดีและเร็ว กว่าแบบ Magnetic Disk ยังมีวิวัฒนาการของ Optical Disk อีกสองรูปแบบคือ
3.1 Compact Disc Read-Only Memory (CD-ROM) ใช้เก็บข้อมูลปริมาณมาก พบในการจัดการข้อมูลของห้องสมุด สถานพยาบาลและสถาบันการเงิน
3.2 Database Management System (DBMS) เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่จะช่วยให้ผู้ใช้แต่ละคนจัดการข้อมูลและแสดงผลพร้อม กันบน VDT

เทคโนโลยีส่วนควบคุม
การควบคุมสำคัญต่อระบบคอมฯ คือ การควบคุมทรัพยากร มนุษย์ (Human Control) เกี่ยวกับกฎระเบียบการปฏิบัติงาน และการควบคุมเทคโนโลยี (Technological Control) ซึ่งต้องมีการควบคุมระบบอย่างเหมาะสม โดยใช้สมองของคอมฯเป็นหน่วยควบคุมและต้องปฏิบัติการดังนี้
1. ควรมีคำแนะนำหรือคำสั่งที่เหมาะสม ในหน่วยควบคุม เช่น การตรวจสอบโปรแกรม เป็นต้น
2. ควรมีการควบคุมกันเองภายในเครื่องคอมพิวเตอร์
3. ควรควบคุมให้มีการแสดงผลอย่างถูกต้องเหมาะสม กับเทคโนโลยี และอุปกรณ์ของการแสดงผลในรูปแบบต่างๆ เช่น การพิมพ์ การ Plotting COM เป็นต้น

สำนักงานอัตโนมัติ Office Automation : OA
ตาม ที่ทราบกันดีว่าระบบข้อมูลมีความสำคัญ ในการทำงานและองค์การรวมทั้งมีการเติบ โตของเทคโนโลยี และอุปกรณ์จักรกลในการปฏิบัติงานข้อมูล การพัฒนาขั้นตอนการบันทึก จัดเก็บ ดำเนินงานและการเสนอผลลัพธ์ทุกอย่างมีวิวัฒนาการอย่างรวดเร็ว และต่อเนื่อง

สำนักงานอัตโนมัติ สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ
1.1 เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร
1.2 สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ อันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีโทรคมนาคม

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นกระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) มา ประยุกต์ใช้ในสำนักงาน โดยการรวบรวม นำเครื่องมืออุปกรณ์อัตโนมัติและเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์ มาประกอบกันทำให้เกิดงานในสำนักงานกลายเป็นอัตโนมัติ

หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของข้อมูลหลัก ตลอดจนสื่อ อุปกรณ์เครื่องมือ และระบบงานแตกต่าง จากระบบสำนักงานแบบดั่งเดิม

1. ลักษณะ หรือรูปแบบของข้อมูลที่เกิดขึ้นในสำนักงาน คือ ภาพ เสียง ตัวเลข อักษร ข้อมูล และคำพูด
2. แสดงถึงกิจกรรมวงจรข้อมูลพื้นฐาน
3. ระบบหลักที่มีหน้าที่รับผิดชอบต่อกิจกรรมวงจรข้อมูล
4. ระบบเครือข่ายที่เรียกว่า LAN (Local Area Network) ทำการเชื่อมต่อหน้าที่ของระบบทั้งสี่ระบบ
5. กิจกรรมหลัก และองค์ประกอบของระบบอัตโนมัติ

ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท
1.ระบบการจัดการด้านเอกสาร(Document Management System: DMS)
• การประมวลผลคำ (Word Processing)เป็น โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับช่วยในการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น โดยมีจุดเด่นคือสามารถที่จะแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตลอดเวลา โปรแกรมสำเร็จรูปประเภทประมวลคำมีหลายโปรแกรม ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เช่น CU-Writer เวิร์ดราชวิถี Word perfect Word Star และไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft word) เป็น ต้น โดยส่วนมากโปรแกรมประเภทนี้จะช่วยสร้างเอกสาร แก้ไข จัดรูปแบบ ขอบเขตของเอกสาร การบันทึกเอกสาร การคัดลอกหรือการย้ายข้อความเป็นบล็อก การค้นหาคำ การแทนที่คำ การตรวจสอบคำผิด และการทำจดหมายเวียน ไมโครซอฟต์เวิร์ด 97 ยังมีความสามารถพิเศษอื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การตรวจคำและไวยากรณ์ การนับคำ และความสามารถในการเรียกข้อความขึ้นมาดูก่อนสั่งพิมพ์
• การประมวลภาพ (Image Processing) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ ซึ่งนับเป็นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างยิ่ง โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์โดยใช้เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) ต่อเชื่องกับเครื่อง คอมพิวเตอร์และเครื่องเลเซอร์ จากนั้นเข้าสู่โปรแกรมการสแกนภาพ ซึ่งโปรแกรมนี้จะทำหน้าที่ในการติดต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ หากอุปกรณ์ใดไม่พร้อมโปรแกรมจะแสดงข้อเตือน ภาพที่ถ่ายเข้าไม่สามารถที่จะปรับแต่ง ย่อ ขยาย หรือใส่ข้อความประกอบเข้าไป เช่น โปรแกรม Aldus PageMaker ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ การประมวลภาพ มักนิยมใช้ร่วมกับระบบบริการต่าง ๆ โดยผ่านเครือข่าย เฉพาะที่
• การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)สำนักงานในปัจจุบันนิยมใช้มาก เนื่องจากสามารถใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องเฉพาะ เดสท์ทอป พับลิชชิ่งเป็นเทคโนโลยีพัฒนามาจากเวิร์ดโปรเซสซิง โดยเป็นการผสมระหว่างซอฟต์แวร์ทางด้านเวิร์ดโปรเซสซิง ที่มีความสลับซับซ้อนกับโปรแกรมด้านกราฟิก สามารถใช่แบบตัวอักษร (Font) ได้ หลายภาพ หลายแบบ การใช้สี ภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์รวมทั้งการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ความละเอียดสูง ทำให้เอกสารภาพที่ได้มีความคมชัดเจน ละเอียด โดยทั่วไปหน่วยงานที่นำโปรแกรมเดสท์ทอป พับลิชชิ่งมาใช้กับการทำรายงาน วารสาร แผ่นพับ และเอกสารต่าง ๆ โดยสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายทางด้านบุคลากรที่ขาดแคลน โปรแกรมประเภทนี้ที่นิยมใช้ได้แก่ PageMaker Corel draw Microsoft Power Point เป็นต้น ในส่วนของฮาร์ดแวร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ควรจะมีหน่วยความจำตั้งแต่ 16 เมกกะไบต์ (MB)ขึ้นไป และควรจะมีความละเอียดบนจอภาพตั้งแต่ 800 x 600 จุด ขนาดของจอภาพ (Monitor)ตั้งแต่ 14” ขึ้นไป แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวโปรแกรมและความละเอียดของภาพ ขนาดของจอภาพ เป็นต้น
• การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics)เป็น กระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ การทำสำเนารายงานจดหมาย และเอกสารอื่น ๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้เกี่ยวข้อได้รวดเร็ว ในสมัยนี้การพิมพ์สำเนาเอกสาร จำนวนมากนิยมใช้เครื่องระบบสำเนาอัจฉริยะ (Intelligent copier system) โดย เอาเครื่องนี้ต่อเขื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง หรือ ขนาดเล็ก และต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ วิธีการทำเอกสารจะถูกทำขึ้นที่เครื่องคอมพิวเตอร์ และส่งมายังเครื่องอัดสำเนา ซึ่งเครื่องอัดสำเนาจะพิมพ์สำเนา ตามที่ผู้ใช้ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• การเก็บรักษา (Archival Storage)เป็น การเก็บรักษาข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิลม์ (Microfilm) แผ่นจานแม่เหล็ก หรือแผ่น CD เป็น ต้น โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณและรูปแบบหลากหลาย ที่ องค์การจึงต้องเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ มิให้เกิดการสูญหาย ความล่าช้าในการใช้งาน การทำลายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือการโจรกรรม ซึ่งจะส่งผลต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้
2. ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message Handling System: MHS)
• โทรสาร (Facsimile) หมายถึงกรรมวิธีในการถอดแบบเอกสารหรือรูปภาพโดยทางคลื่นไฟฟ้า, เดิมใช้โทรภาพ; เอกสารซึ่งส่งหรือรับด้วยกรรมวิธีดังกล่าว
• E-mail ย่อมาจาก :Electronic Mailความหมาย : จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นข้อมูลที่มีการรับและส่ง โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผ่านเครือข่ายของ การสื่อสาร
• Voice mail หมายถึง การส่งข้อความและเสียงในรูปแบบเมลเสียง
3.ระบบการประชุมทางไกล (Teleconferencing System:TS)
• การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
• การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
• การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
• โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
• ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System : OSS)
• คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ (Computer Aided Design: CAD)
• การนำเสนอ (Presentation)
• กระดานข่าวสาร (Bulletin Board)
• โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม (Groupware)
• ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizer)

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานแ ละหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการ และการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย

การประยุกต์ใช้ OA
1. POS (Point – Of – Sale) เป็นจุดขาย มักพบตามร้านค้าปลีก ในระบบ Laser Scanner ช่วยในการอ่านสินค้า ราคา และรายละเอียดสินค้า
2. ATM (Automated Teller Machine) เป็นส่วนที่นิยมใช้ในการฝากถอนและบริการชำระค่าสาธารณูปโภค โดยใช้รหัสผ่านของแต่ละคน
3. DSS (Decision Support System) บางครั้งเรียกว่า EIS (Executive Information System) จะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายใน และภายนอกบริษัทเข้ามาอยู่ในแฟ้มข้อมูลเพื่อช่วยในกรตัดสินใจ
4. CASE (Computer-Aided Software Engineering) ใช้ในงานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ
5. หุ่นยนต์ (Robots) เป็นเครื่องจักรกลอัตโนมัติสำหรับใช้ในงานซ้ำซ้อน

การบริหาร OA
ผู้บริหารสำนักงานต้องพิจารณา การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การวางแผน จัดองค์การ ดูแลรักษาความปลอดภัยและการประเมินผลของ OA

การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA
ต้องเข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีเพื่อตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ที่จะเปลี่ยนแปลงการบบริหารสำนักงานแบบเดิมมาใช้แบบอัตโนมัติ โดยต้องเริ่มจากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ในประเด็นต่าง ๆ เช่น
· ข้อมูลที่บริษัทต้องการ
· ข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของบริษัท
· ทัศนคติและความคิดของพนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารสำนักงาน

โดยทั่วไป คอมพิวเตอร์จะเหมาะสมถ้าสถานการณ์ของระบบข้อมูลในสำนักงานมีลักษณะ ดังนี้
1. ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง
2. มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว
3. มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ้ำ ๆ และจำนวนมาก
4. มีความต้องการการบริหารระบบข้อมูลต่อเนื่อง
5. ต้องการลดต้นทุนต่อหน่วยของการประมวลผลข้อมูล
6. ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น
7. มีบันทึกหรืองานเอกสารในสำนักงานเป็นจำนวนมาก

ผู้บริหารระดับสูงอาจมีการตรวจตรา เพื่อช่วยในการเลือกซื้อ และตัดสินใจ และมักมีความสำคัญกับการประสานสำนักงานเป็นหนึ่งเดียว คือมีระบบเชื่อมโยงทุกด้าน หรือพูดง่าย ๆ คือ เป็น OA ที่แท้จริง

หลังจากวางแผนกำหนดระบบ OA แล้วต้องมีการจัดองค์การเพื่อติดตั้งในสถานที่ให้เหมาะสม ในบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เพียง Minicomputer อาจ ให้ผู้บริหารสำนักงานรับผิดชอบโดยจัดตั้งศูนย์คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีหน่วยงานรองรับ โดยเป็นศูนย์สารสนเทศส่วนกลางประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญ ด้านคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ โปรแกรมเมอร์ และผู้ปฏิบัติงานคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะดูแลงานส่วนกลางและรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายระบบสารสนเทศ หรือผู้บริหารระดับสูงโดยตรง
การ จัดตั้งองค์การเพื่อระบบงาน OA ขึ้น อยู่กับขนาดของคอมพิวเตอร์และเป้าหมายที่กำหนดไว้สำหรับระบบ ซึ่งควรมรการจัดระบบฝึกอบรมและการแนะนำดูแลพนักงานที่ต้องเกี่ยวข้อง กับระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้เกิดความระมัดระวัง และไม่เกิดผลกระทบเชิงลบ ผู้บริหารสำนักงานต้องให้ความสนใจตามประสิทธิภาพ การใช้อุปกรณ์ในระบบ

การดูแลรักษาความปลอดภัย OA
เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสาร หรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนดำเนินการ ต่อไปนี้

1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม และต้องป้องกันจากฝุ่น และการแตกหัก
2. จัดทำการสำรองข้อมูล โดยมีแผ่นต้นฉบับ และแผ่นสำเนา
3. จัดตั้งวิธีการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต
4. ให้การดูแลและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส
6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้น เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้ว นำข้อมูลมาขาย ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูล โดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความ ปลอดภัยอย่างเข้มงวด

การประเมินค่าของระบบ OA
การประเมินค่าของระบบงานอื่น ๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการหรือไม่ ดีเพียงใด ให้พิจารณาคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. มีการช่วยเหลืออย่างสมเหตุ สมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลข้อมูล
2. มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
3. มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล
4. มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง
5. ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายระบบ
6. จัดทำตารางเวลาทำงาน มีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงาน
7. มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
8. มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวด

การนำเอาเทคโนโลยีไปประยุกต์ใช้ในโรงพยาบาล

ประยุกต์ใช้ในงานสาธารณสุขและการแพทย์

เทคโนโลยีสารสนเทศได้รับการนำมาใช้ในการพัฒนา ด้านสาธารณสุขอย่างกว้างขวาง และทำให้งานด้าน สาธารณสุขเจริญก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว โดยกระทรวงสาธารณสุข ได้ปรับระบบการบริหารงาน และนำเทคโนโลยี สารสนเทศมาใช้ในงานต่างๆ ดังนี้

• ด้านการลงทะเบียนผู้ป่วย ตั้งแต่เริ่มทำบัตร จ่ายยา เก็บเงิน
• การสนับสนุนการรักษาพยาบาล โดยการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของโรงพยาบาล ต่างๆ เข้า ด้วยกัน สามารถสร้างเครือข่ายข้อมูลทางการแพทย์ แลกเปลี่ยนข้อมูลของผู้ป่วย
• สามารถให้คำปรึกษาทางไกล โดยแพทย์ผู้เชี่ยวชำนาญ เทคโนโลยีสารสนเทศ จะช่วยให้แพทย์สามารถเห็นหน้า หรือท่าทางของผู้ป่วยได้ ช่วยให้ส่งข้อมูลที่เป็นเอกสาร หรือภาพเพื่อประกอบการพิจารณาของแพทย์ได้
• เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยในการ ให้ความรู้แก่ประชาชนของแพทย์ หรือหน่วยงานสาธารณสุขต่างๆ เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว ได้ผลขึ้น โดยสามารถใช้สื่อต่างๆ เช่นภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวมีเสียงและอื่นๆ เป็นต้น
• เทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดนโยบาย และติดตามกำกับการดำเนินงานตามนโยบายได้ดียิ่งขึ้น โดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องฉับไว และข้อมูลที่จำป็น ทั้งนี้อาจใช้คอมพิวเตอร์เป็นตัวเก็บข้อมูลต่างๆ ทำให้การบริหารเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้องมากยิ่งขึ้น
• ในด้านการให้ความรู้หรือการเรียน การสอนทางไกล เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะดาวเทียม จะช่วยให้การเรียนการสอนทางไกล ทางด้านการแพทย์และสาธารณะสุข เป็นไปได้มากขึ้นประชาชนสามารถเรียนรู้พร้อมกันได้ทั่วประเทศและ ยังสามารถโต้ตอบหรือถามคำถามได้ด้วย

ด้านการบริหารงานการแพทย์ในโรงพยาบาล
เป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการบริหารจัดการ (Management Information System) มาประยุกต์เข้ากับกฎ ระเบียบ ข้อบังคับและมาตรฐานของระบบรับรองคุณภาพโรงพยาบาลแบบต่างๆ ตามที่โรงพยาบาลนั้นต้องการ เรียกว่า ระบบสารสนเทศโรงพยาบาล (Hospital Information System, HIS) ซึ่งนำมาใช้ช่วยในการบริหารจัดการงานทั่วไปของโรงพยาบาล เช่น งานเวชระเบียนผู้ป่วย งานบริหารจัดการเครื่องมือแพทย์ เป็นต้น

ระบบสารสนเทศโรงพยาบาล (Hospital Information System, HIS)

ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกโรงพยาบาลอย่างมีหลักเกณฑ์ ตามกฎ ระเบียบ ข้อบังคับและมาตรฐานของระบบรับรองคุณภาพต่างๆ เพื่อนำมาประกอบผล และจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่างๆของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานของโรงพยาบาล เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพทำให้บุคลากร ปฏิบัติงานได้สะดวกและรวดเร็ว ทำให้มีเวลาในการให้บริการแก่ผู้ป่วยมากขึ้น มีเวลามาพัฒนาคุณภาพบริการให้ดีขึ้น
โดยส่วนใหญ่แล้ว ระบบระบบสารสนเทศโรงพยาบาลจะเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ได้รับการพัฒนาขึ้น จากโปรแกรมระบบฐานข้อมูล ประสบการณ์และความรู้ของผู้บริหารและผู้ดำเนินการ โดยมีการเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในโรงพยาบาลเข้าด้วยกัน เช่น ข้อมูลผู้ป่วย ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในโรงพยาบาล โดยการทำงานของระบบจะเป็นการทำงานแบบ Interactive คือ จัดการข้อมูลที่เกิดขึ้นจากแต่ละหน่วยงาน เช่น แผนกผู้ป่วยนอก ห้องผ่าตัด ฯลฯ และสามารถรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทันทีจากแต่ละหน่วยงานมาใช้ประมวลผลได้ทันทีทันใด ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพในการบริการ และการบริหารจัดการในโรงพยาบาลเพิ่มมาก ขึ้น

ระบบย่อยของระบบสารสนเทศโรงพยาบาล แบ่งเป็น 3 กลุ่มงานใหญ่ๆ
1. สารสนเทศทางการพยาบาล - เป็นระบบที่เชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ป่วยแต่ละราย จากแต่ละแผนก ที่ผู้ป่วยเข้าไปเกี่ยวข้องหรือต้องใช้บริการ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกต่อทั้งผู้ป่วย และบุคลากรทางการแพทย์ให้ปฏิบัติงานได้ สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ประกอบด้วย ระบบงานเวชระเบียนและสถิติ ระบบงานผู้ป่วยนอก ระบบงานผู้ป่วยใน ระบบงานเภสัชกรรม ระบบงานพยาธิวิทยา/ ระบบงานชันสูตร ระบบรังสีวิทยา ระบบงานห้องผ่าตัดและวิสัญญี ระบบงานประกันภัยสุขภาพและประกันสังคม ระบบงานหน่วยจ่ายกลาง ระบบงานธนาคารโลหิต ระบบงานการเงินผู้ป่วย ระบบงานควบคุมและป้องกันการติดเชื้อในโรงพยาบาล และระบบงานหน่วยขนย้ายผู้ป่วย
ปัจจุบันมีหลายโรงพยาบาลไ ด้พัฒนาระบบสารสนเทศนี้ขึ้นมาใช้ในโรงพยาบาลของ ตนเองและก็ มีหลายหน่วยงานที่พัฒนาระบบสารสนเทศนี้ เพื่อเป็นต้นแบบให้แต่ละโรงพยาบาลนำ ไปประยุกต์ใช้เช่นกัน ตัวอย่างของระบบสารสนเทศทางการพยาบาลที่น่าสนใจและมีความโดดเด่น คือ โปรแกรม HOSxP ซึ่งพัฒนา โดยบุคลากรที่อาสาสมัครมาจากหลายๆ โรงพยาบาล มีเป้าหมายที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศ ที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถนำไปใช้งานได้จริงทั้งในระดับสถานีอนามัย ไปจนถึงโรงพยาบาลศูนย์ เริ่มพัฒนาเมื่อปี พ.ศ. 2542 เป็นโปรแกรมประเภท open source ซึ่งสามารถนำไปดัดแปลงแก้ไขให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานได้ โดย ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์แต่อย่างไร

2. สารสนเทศด้านการบริหารและวิชาการ - สารสนเทศด้านนี้มักพบว่าเป็นส่วนหนึ่งของสารสนเทศทางการพยาบาล มากกว่าจะแยกส่วนเป็นของตนเอง อย่างไรก็ตาม สารสนเทศนี้มีความสำคัญในด้านการสรุปข้อมูลแต่ละด้านของโรงพยาบาล เพื่อให้ผู้บริหารสามารถนำสารสนเทศ ที่ได้ไปใช้ประกอบการตัดสินใจในการวางแผน กลยุทธ์ แผนดำเนินการและนโยบายต่างๆ ประกอบด้วย ระบบงานธุรการ ระบบงานพัสดุ ครุภัณฑ์ ระบบงานบัญชี และการเงิน ระบบงานประชาสัมพันธ์ ระบบงานพัฒนาคุณภาพบริการระบบงานข้อมูลข่าวสารและวิชาการ ระบบงานศึกษา (แพทย์และพยาบาล) และระบบงานสำหรับผู้บริหารโรงพยาบาล

3. สารสนเทศด้านงานวิศวกรรมการแพทย์ - สารสนเทศด้านนี้มักถูกละเลยจากในหลายโรงพยาบาล และในหลายหน่วยงานทางการ แพทย์ สาเหตุเพราะงานวิศวกรรมการแพทย์ในประเทศไทยยังไม่พัฒนาเท่าที่ควร ไม่มีองค์กรกลางที่ได้รับความเชื่อถือมาดูแลอย่างเป็นระบบ แม้จะมีหลายโรงพยาบาลพยายามพัฒนาสารสนเทศ ด้านวิศวกรรมการแพทย์ขึ้นใช้งาน แต่ก็เป็นเพียงสารสนเทศด้านการซ่อมบำรุง งานบำรุงรักษาและงานสอบเทียบเครื่องมือแพทย์เท่านั้น และสารสนเทศนี้ก็ไม่ได้รับความสนใจจากคณะผู้บริหารเท่าที่ควร จึงทำให้สารสนเทศทางด้านนี้ยังขาดความสมบูรณ์อยู่พอสมควร
สารสนเทศด้านงานวิศวกรรมการแพทย์ ประกอบด้วย ระบบงานด้านบริหารจัดการเครื่องมือและอุปกรณ์ ทางการแพทย์ ระบบงานซ่อมบำรุง ระบบงานบำรุงรักษา ระบบงานสอบเทียบ ระบบงานการคัดกรองเทคโนโลยี ทางการแพทย์ ระบบงานการประเมินอายุการใช้งาน และการยกเลิกการใช้งานเครื่องมือแพทย์

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลจากสารสนเทศทั้งสามส่วนนี้ จะมีความเกี่ยวข้อง หรือมีความจำเป็นสำหรับจัดทำสารสนเทศเพื่อสรุปข้อมูลทั้ง หมดเกี่ยวกับโรงพยาบาล เช่น จำนวนผู้ป่วยที่มาใช้บริการในแต่ละเดือน สรุปยอดรายรับ รายจ่างทั้งหมด จำนวนเครื่องมือแพทย์ที่มีใช้และที่ต้องการเพิ่ม เป็นต้น เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบ สำหรับการวางแผนการพัฒนาวางแผนกลยุทธ์ วางแผนดำเนินการ และวางนโยบายในการปรับปรุงและพัฒนาหน่วยงานหรือองค์กรต่อไป ในอนาคต

โรงพยาบาลยันฮี

เมื่อมาถึงโรงพยาบาล อย่างแรกคือ ต้องไปติดต่อที่ เค้าเตอร์ เพื่อทำประวัติ ในการการทำประวัติก็ได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้เพื่อเก็บประวัติต่าง ๆ ไม่ของผู้ป่วย ไม่ว่าจะเป็นการรักษาหรือการมาติดต่อกับโรงพยาบาล

ในการรักษาก็จะมีการเก็บข้อมูลการรักษาของผู้ป่วยไว้ในระบบ ไม่ว่าหน่วยงานใดในโรงพยาบาลก็สามารถเรียกข้อมูลต่าง ๆ ของผู้ป่วยออกมาดูได้ โดยที่ไม่ต้องรอเอกสาร และในการ x-ray ต่าง ๆ ก็สามารถส่งข้อมูลที่ x-ray แลัวไปยังห้องของแพทย์ได้เลย โดยส่งผ่านไปในระบบสารสนเทศทำให้ไม่ต้องรอฟิล์ม x-ray ให้ยุ่งยาก ในการดูห้องพักว่ามีผู้ป่วยคนใดพักอยู่ หรือห้องพักห้องใดว่างก็สามารถ ตรวจสอบได้จากในระบบคอมพิวเตอร์ได้เลย ทำให้ทำงานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว และโรงพยาบาลยังมีเว็ปไซด์เพื่อโปรโมทโรงพยาบาลอีกด้วย